10 tips (and a half) to hold a meeting in the worst way

>>>>> 10 טיפים (וחצי) לקיים ישיבה בצורה הגרועה ביותר <<<<<

>>>> הכנות לפני הישיבה
1. בחירת האנשים – אל תזמנו רק את האנשים שאתם צריכים!
בזימון שימו את האנשים הללו וכמובן גם את המנהלים שלהם. 
גם אם הם יחשבו שהם לא נדרשים, הם ירגישו שהם חייבים להגיע

2. בחירת השם – אל תשימו שם ברור וקצר!
שימו שם מפוצץ, אבל עמום, לישיבה.
צריכים רעיון? בקרו באתר http://www.dack.com/web/bullshit.html 


אשר יספק לכם מגוון של שמות כאלו, הנה כמה דוגמאות:
Grow robust deliverables
Incentivize scalable functionalities
Leverage 24/365 platforms
Unleash synergistic markets

3. תוצאות – אל תכתבו מה אתם מצפים לקבל בסוף הישיבה.
פשוט זמנו את הישיבה עם שם לישיבה ללא אף תאור או פירט נוסף ובטח לא עם מה אתה מצפה לקבל בסופה

4. הכנות בין אישיות – אל תעשו נאמאוואשי (Namawashi)
אין טעם לעבור בין האנשים ולקבל רעיונות חדשים, או להכין את הקרקע לפני הפגישה. זו סתם מניפולציה שהומצאה על ידי חברת טויוטה בשנות ה-80 ולראיה אפשר לקרוא על זה כאן:
https://en.wikipedia.org/wiki/Nemawashi

>>>>> הישיבה עצמה 
5.1 פתיחה – אל תתחיל בכמה דקות של בדיקת הלך הרוח של הצוות
כל דקה של קשקושים היא דקה מבוזבזת. מיד עם זיהוי של התחלת שיח לא ממוקד הכפל את מספר הדקות המבוזבזות במספר האנשים והזכר להם מי הבוס, אבל רכך זאת בפתיחה חברית: ״חברים, יש כאן 10 אנשים וביזבזנו כבר 5 דקות, זו שעת עבודה שהלכה לאיבוד ואף אחד לא הולך לשלם לי עליה, נכון?!?! , אז בואו נפסיק במיידי עם זה!!״
5.2 חוקי הישיבה/הצוות
וכמובן שאין טעם לעבור כל פעם על ״חוקי הישיבה/הצוות״. מספיק שהגדרנו פעם אחת לפני שנה וברור שכל אחד זוכר את זה. 
זה למשל שדן אריאלי מספר בספרו ״לא רציונלי ולא במקרה״, כמה זה חשוב להזכיר כל פעם מחדש לאנשים, את ״האמנה״ שהם התחייבו עליה, שמצמצמת את הנטייה שלנו לשכוח את זה,
זו כנראה פיקציה. מי שלא זוכר דברים, שיבין שזה לא מקומו בחברה.

6. הנושא – אל תבוא עם שאלות. בוא עם פתרונות
בהינתן הנושא, הצג את הפיתרונות שלך ופשוט שאל אם למישהו יש פיתרון חלופי או אם שלך הוא הפיתרון הכי טוב

7. הדיון – אל תיתן לדיון להתנהל, החלט אתה מי ידבר וכמה זמן 
זכור שאתה זימנת את הישיבה ולכן אתה המחליט העיקרי מי ידבר. הקצב זמן, דבוק בו ואל תיתן שיסיטו אותך מהרעיון שלך.

8. הפסקות לבדיקה עצמית – אל תבדוק את עצמך בכל פרק זמן קצוב בישיבה, האם אתם מתקדמים לכוון המטרה.
במילא אתה יודע מה הפיתרון

9. מיקוד – אל תיתן בשום פנים ואופן לאנשים לעשות שום דבר אחר
אנשים צריכים להיות ממוקדים בנושא הישיבה שאתה מנהל ולכן איורים, סלולרי ושאר דברים, אסורים בהחלט! אפילו בבתי הספר אוסרים על זה! על כל המוזמנים להקשיב לך ולדיון שאתה מנהל.

>>>>> אחרי הישיבה
10. סיכום – אין טעם לשלוח סיכום של משימות ואנשים.
מכוון שאתה יודע שאתה לא יכול לרדוף אחרי אנשים, חבל על הזמן. 
פשוט הכן מראש, לפני הישיבה, מה עומד לקרות ושלח את הרשימה הזו, בסוף הישיבה.

מקרים ותגובות

>>>> הדיון עולה בטונים וכל אחד לוקח את רשות הדיבור
אל תדרוש מהם לעבור לדבר בשפה אחרת (למשל אנגלית) אלא תן לזה עם הקול החזק ביותר לנצח – על פי הפסוק הידוע: ״כל דאלים גבר!״ (מסכת בבא בתרא, דף ל”ד, עמ’ ב’)

>>>> כולם מסכימים איתך
קבל זאת כמחמאה. אין צורך לעשות כלום או לעודד חשיבה אחרת שלא תואמת את הפיתרון שאתה מציע. ואתה אפילו יכול לסיים את הישיבה לפני הזמן

>>>> טיפול במתנגדים
מישהו מתנגד לרעיון שלך? 
הסבר לו למה אתה צודק ולמה הניסיון שלך עדיף על הרעיונות שלו.

עדיין לא עובד? 
עבור לפסים אישיים. ביטחון פסיכולוגי הוא המצאה של גוגל שלא תתפוס
אפשר לראות את זה בבירור כאן: 
https://rework.withgoogle.com/…/five-keys-to-a-successful-…/

האדם עדיין מקרין עמידות בלתי מוסברת? 
שלוף את ״קלף המנהל״ והסבר לו שחבל על הזמן שלך ובעיקר שלו
אם אתה יכול להוסיף מבט זועף, אפילו עוד יותר טוב!

משפטים שניתן להשתמש בהם:

״בואו נתקדם״
במיוחד כשאתה מזהה רעיון הזוי. מעולה להסביר לאיש הצוות שלך כמה הוא מבזבז זמן לכולם.

״זה לא יקרה!״
מצוין להוריד אנשים מרעיונות גרועים כי הרי אתה בעצם יודע מהו הרעיון הטוב לבעיה.

״מישהו מתנגד לרעיון שלי?!?!״
משפט מעולה כדי לקבל את ההסכמה של כולם לרעיון המדהים שלך. 
הכי טוב להגיד זאת בטון אסרטיבי כדי לחסוף לכולם דיונים ארוכים ומתישים.

🙂

רוצים לדעת איך באמת מנהלים פגישה אפקטיבית? 
הורידו את ה״אל״ בכל נקודה ….🙂

רוצים לשמוע טיפים אמיתיים ואפקטיביים בצורה חוויתית?
בואו לכנס שלנו לשמוע על כלים אג׳יליים מתקדמים ובכלל על כלים להגברת המודעות והאפקטיביות כשאחד מהם, הוא איך מקיימים פגישות אפקטיביות!
www.BeyondAgileIsrael.com

QUESTIONS?

ASK AND WE'LL BE IN TOUCH TO REGISTER YOU FOR THE COURSE AND DATE OF YOUR CHOICE