אני רוצה לדבר רגע על אומץ,
לעשות אירוע כמו PI PLANNING/ BIG ROOM PLANNING ועוד אונליין, זה מסוג הדברים שחברות יכולות להגיד עליו – בואו נחכה, בואו נדחה את זה, נחזור לשיגרה ואז נעשה, בוא נתכנן רק המנהלים הפעם כי זה מורכב מדי, ועוד…
אבל לא בספירל סולושנס. בספירל אפשר היה להרגיש את המיינדסט האג’ילי כבר בתחילת המשבר, את התגובתיות המהירה לשינויים בעבודה, את ההיערכות ושליחת העובדים לעבוד מהבית עוד לפני שניתנה ההוראה, כך שכשהתאריך של ה PI PLANNING התקרב זה היה מאוד ברור – הולכים לעשות את זה – כי אנחנו לא מוותרים על הצורך בתכנון, בסנכרון של כולם ובשיתוף של כולם בתהליך.
באותה מידה היה ברור שכדי שזה יהיה אפקטיבי צריך לענות על הרבה חששות שעלו ולהתמודד איתן –
איך נעביר אירוע מורכב כזה להיות אונליין? איך אפשר לייצר מיקוד ביומיים שלמים באופן אינטנסיבי? איך תהייה לאנשים את הפניות לזה בבית עם הילדים? איך נתנהל אונליין בצורה אפקטיבית עם כמות גדולה של משתתפים?
ההחלטיות לגבי הדרך, יחד עם הרגישות לסיטואציה והדיון הפתוח והמאפשר על ההתאמות למצב, שנתן מקום לקול של הצוותים – ללא ספק היה מפתח להצלחה.
אז מה עשינו?
עברנו על כל הרכיבים שאנחנו בדר”כ עושים בPI PLANNING , כשנמצאים בחברה, בהכנות לקראתו, במהלך האירוע ובמה שקורה אחריו, ושאלנו את עצמנו – האם יש משהו שמונע מאיתנו לעשות את זה באופן אפקטיבי מרחוק? ואם כן – בואו נבין את שורש העניין ונפתור את זה.
מה עשינו שונה?
- חילקנו את מהלך היום אחרת, מתוך ההבנה שלאנשים יהיה קשה להתרכז מעל שעתיים רצוף בקבוצה גדולה.
- כל האירוע התנהל כמובן ב video conferencing
- התחלנו בהצגה של העסקי, המוצרי, הארכיטקטורה והפיתוח – והקצנו עד 15 דק’ לכל אחד.
הפלא ופלא, לא רק שזה היה אפשרי, זה היה הרבה יותר אפקטיבי וממוקד. ומכיוון שכל אחד היה מוכן עם מצגת קצרה ומאוד ויזואלית מראש, המעברים היו קלים – רק לשתף מסך… - אחרי שכל הארגון הסתנכרן על מטרות ה PI (Program Increment), מכל ההיבטים, התחלקנו לצוותים האורגניים. לכל צוות היה חדר וירטואלי משלו, עם לינקים לחדרים, כך שכולם יכלו לראות, ובעלי העניין יכלו לדלג בין החדרים.
- נתנו חלון זמן עד למחרת בצהריים כדי להציג את תכניות העבודה, כך שלכל צוות יהיה את חופש הפעולה למצוא את הזמנים שמתאימים לו להמשיך את התכנון הצוותי, ויחד עם זה כל הארגון היו זמינים אחד לשני בכל הזמן הזה.
- השתמשנו ב MIRO ככלי שיתופי לשקף את כל מהלך הפלנינג – השתמשנו בטמפלייט שיש בו בדיוק בשביל זה והוספנו עליו את הלינקים לחדרים הוירטואלים, מקום להצבעות, מקרא עבור צבעי הפתקים השונים. לכל צוות היו את הלוחות שלו לתכנון הצוותי, בקלוג צוותי, והשתמשנו בלוח לרטרוספקטיב לסוף האירוע. הדגשנו את החשיבות לשקף כל התקדמות ב PROGRAM BOARD במהלך כל היום, כי יותר מתמיד זה היה אמצעי לחבר את כולם ולשקף את מהלך היום.
העבודה מול לוחות וירטואליים גם עזרה לכך שכל חברי הצוות היו פעילים בלוח, אפילו הרבה יותר מאשר באירוע הפיסי, בו הנטייה לסקראם מאסטר ולר”צ להיות יותר בפרונט, והשאר לפעמים צפים…
השימוש בכלי היה מצוין! והוא היה מצוין, כי כל צוות התנסה בו כבר לפני כן, הכין את הבקלוג ושיקף אותו כבר בכלי. שוב העובדה שכולם היו מעורבים בתהליך הובילה לתוצאות מצוינות. לא מפתיע…
- במהלך היום יצרנו חדר וירטואלי נוסף לפגישות סנכרון בין הסקראם מאסטרים ור”צ מכל הצוותים – כדי גם לעשות רטרוספקטיבה מהירה על ההתנהלות שהייתה חדשה לכולם, וגם כדי לשקף את ההתקדמות, הקונפליקטים – להסתנכרן ולחזור ממוקדים לצוותים.
- בשביל הצבעות אמון צוותיות ושאר תעדופים השתמשנו ב MIRO בפשטות, בעזרת הסמן (כן, יש זיהוי שמי איפה הסמן של כל אחד נמצא) ובעזרת הצבעה בעזרת פתקים מ 1-5 וכל אחד עמד על המספר שהוא בוחר עם הסמן – זו היתה חוויה מאוד נחמדה.
- את ההצבעה הגדולה של כל הארגון יחד עשינו בעזרת סקר פשוט של Mentimeter , בו יצרנו שאלה אחת עבור ה Confidence vote – וכל המשתתפים ענו – ושיתפנו מסך עם התוצאה.
באמת, גאה ללוות ארגון כזה, שלא רק הגיב מאוד מהר למצב, אלא התאים את עצמו ברגישות ועם הרבה כוונה טובה, ובידיעה שעדיף לאזור אומץ, להתנסות במשהו חדש גם כשמדובר במציאות כזו שונה, גם כשאין הרבה סובלנות לבזבוזים – ולהגיב, מאשר לקפוא ולפגוע בבריאות העסק והעובדים. במיוחד כשאפשר לייצר סביבה בטוחה להתנסות, הן בליווי והן במעורבות ושותפות ארגונית רחבה.
ללא ספק יהיו דברים שישארו איתם מהאירוע הזה, בין אם זה הלוחות הוירטואלים, המצגות הקצרות והממוקדות וההכנות הצוותיות האפקטיביות.
ללא ספק יהיו דברים שישארו איתם מהתקופה הזו, אבל על כך כבר בפוסט אחר.
אז אם אתם מתלבטים, תגידו לעצמכם רגע – כן, תחזרו ל”למה” ולמהות שתעזור לכם לדבוק בהחלטה לא לוותר על זה,
תעלו את כל החששות/ המכשולים, ותשתמשו בהם כהזדמנות להתאמות חדשות ולרכישת מיומנויות חדשות. ותיצרו עבורכם את הסביבה הבטוחה להתנסות.
*עוד על הכלים לעבודה אונליין ודוגמאות תמצאו פה:
